АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПАВЛОВСКИЙ РАЙОН»

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

21 апреля 2017                                                                                                     № 120

Экз. №___

 

р.п.Павловка

 

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в администрации

муниципального образования

«Павловский район»

 

 

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Администрации муниципального образования «Павловский район» п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования «Павловский район» (далее – Инструкция).

2. Руководителям отраслевых (функциональных) и структурных подразделений администрации муниципального образования «Павловский район» обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет отдел кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район».

4. Признать утратившим силу постановление администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области от 01.08.2013 № 361 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области».

5. Настоящее постановление вступает в силу после официального опубликования.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» А.В.Мочалову.

 

 

 

Глава администрации

муниципального образования

«Павловский район»                                                                                          А.А.Тузов

 

 

УТВЕРЖДЕНА

 

постановлением администрации муниципального образования «Павловский район»

от 21.04.2017 № 120

 

 

 

 

Инструкция по делопроизводству

в администрации муниципального образования

«Павловский район»

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Павловский район» (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район» документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения, Правилами  делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477,  Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Администрации муниципального образования «Павловский район».

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации муниципального образования «Павловский район», должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Администрации муниципального образования «Павловский район» ведется с использованием системы электронного документооборота «CompanyMedia» (далее - СЭД).

1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и структурных подразделениях администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - подразделения), осуществляет отдел кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - отдел делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).

По вопросам организации делопроизводства отдел делопроизводства взаимодействует с подразделениями, органами местного самоуправления муниципального образования «Павловский район», управлением делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.

1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации муниципального образования «Павловский район».

Главный специалист по делопроизводству отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район» (далее – специалист по делопроизводству) в обязательном порядке должен ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях – по согласованию с руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений Администрации муниципального образования «Павловский район» обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.

1.12. При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется специалисту по делопроизводству.

1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений отдела делопроизводства докладывает руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», руководителю функционального (отраслевого) подразделения администрации муниципального образования «Павловский район» о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело архивного фонда.

1.14. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

 

2.   Требования к подготовке и оформлению документов

 

2.1. Бланки документов

 

2.1.1. Документы Администрации муниципального образования «Павловский район» оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов Администрации муниципального образования «Павловский район» представлены в приложениях № 3, 3.1-3.3 к Инструкции.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа (кроме решений Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»), оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

На бланках Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» левое поле составляет 25 мм.

Макеты бланков документов Администрации муниципального образования «Павловский район» разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны документов.

2.1.3. Проектирование макетов бланков документов осуществляется отделом делопроизводства.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.

2.1.4.           При переписке между подразделениями бланки не используются.

2.1.5. Порядок применения бланков документов в Администрации муниципального образования «Павловский район».

Правовые акты Администрации муниципального образования «Павловский район» оформляются на бланках постановлений и распоряжений.

Документы постоянно действующих координационных и совещательных  органов Администрации муниципального образования «Павловский район» оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Бланки писем Администрации муниципального образования «Павловский район» применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма должностного лица Администрации муниципального образования «Павловский район» применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

 

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10 - 13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5 - 13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно - до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал, кроме текстов решений Совета депутатов и пояснительной записки к решению Совета депутатов, которые печатаются через полуторный межстрочный интервал.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее - абзацный отступ).

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения документа»), реквизиты один от другого отделяются одной - тремя строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат от обращения (при его отсутствии - от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения - одной строкой, текст (приложение) от подписи - тремя строками непечатаемых символов).

2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах.

2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 65-ст.

2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район», являются:

1) наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» (далее также – Администрация муниципального образования «Павловский район»);

2) наименование подразделения;

3) наименование должности;

4) справочные данные об Администрации муниципального образования «Павловский район»;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) указания по исполнению документа (резолюция);

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о контроле;

17) отметка о приложении;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26) отметка о поступлении документа;

27) ссылка на документ.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.2.8.1. Наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район».

Наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район», помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области.

Если документ подготавливается Администрацией муниципального образования «Павловский район» совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне (приложение № 4 к Инструкции); наименования организаций разного уровня располагают друг над другом (приложение № 4.1  к Инструкции).

2.2.8.2. Наименование подразделения.

Наименования подразделения указываются во внутренних документах: справках (приложение № 23 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение               № 37 к Инструкции).

2.2.8.3. Наименование должности.

Наименование должности лица – автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.

2.2.8.4. Справочные данные об органе местного самоуправления муниципального образования «Павловский район».

Справочные данные об органе местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Адрес пишется в соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:

 

Калинина ул., д. 24, р.п. Павловка, 433970

 

2.2.8.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

2.2.8.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату               10 февраля 2017 года следует оформлять таким образом: 10.02.2017.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например:                      05 июня 2016 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно во всех документах, кроме законов.

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:

 

«В срок до 12 августа 2016 года в соответствии с постановлением Администрации муниципального образования «Павловский район» от 23.05.2015 № 198..."

 

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».

2.2.8.7. Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, - состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Администрации муниципального образования «Павловский район», и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Администрации муниципального образования «Павловский район».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе (приложение № 4 к Инструкции).

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.2.8.8. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты входящего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

2.2.8.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа (р.п. Павловка) указывается на бланках документов Администрации муниципального образования «Павловский район», за исключением бланков писем.

2.2.8.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования», проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.2.8.11. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

 

 

При направлении документа в организацию или ее подразделение указывается полное наименование организации или организации и подразделения в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название подразделения отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:

 

 

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия от должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:

 

 

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (должность, звание и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

 

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

 

 

В этом случае также составляется лист рассылки.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с  Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

 

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, например:

 

 

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, в органы местного самоуправления Ульяновской области, а также любым должностным лицам.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

2.2.8.12. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа, выравнивается по левому краю.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

 

 

При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), которое согласуется в роде и числе с видом документа (например, состав - УТВЕРЖДЕН, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, изменения - УТВЕРЖДЕНЫ), вида утверждающего документа в творительном падеже (например, распоряжением, постановлением) с указанием автора документа в родительном падеже (например, Главы муниципального образования «Павловский район», Администрации муниципального образования «Павловский район»), его даты и номера. При этом слово «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ») отделяется от второй части реквизита с указанием вида документа, его даты и номера одной строкой непечатаемых символов, например:

 

 

При утверждении документа решением Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области в грифе утверждения указываются вид утверждающего документа в творительном падеже и его полное наименование в кавычках (дата и номер при этом не указываются), например:

 

 

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:

 

 

Примерный перечень  документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 5 к Инструкции.

2.2.8.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата А6 (приложения № 6-6.1 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами «Адресат» и «Текст документа».

Резолюция включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

 

 

При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.

2.2.8.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений, ответных писем и инициативных писем объемом не более семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Как правило, заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем? (о ком?)», начинается с прописной буквы и пишется строчными буквами, например:

 

О создании аттестационной комиссии

 

В некоторых видах документов (акты, протоколы и др.) заголовок к тексту должен быть согласован с видом документа в родительном падеже (чего? (кого?), в таких случаях наименование начинается со строчной буквы, например:

 

(Должностной регламент) (кого?) главного специалиста-эксперта

 

Заголовок к тексту оформляется от границы левого поля без абзацного отступа и печатается через одинарный межстрочный интервал.

В служебных письмах реквизит «Заголовок к тексту» расположен под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по левому краю и печатается шрифтом нормальной насыщенности.

В проектах нормативно-правовых актов, иных правовых актов заголовок к тексту выравнивается по левому краю шрифтом полужирного начертания и не должен занимать более 5 строк.

Заголовок к тексту начинается с прописной буквы, печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа (далее также - разработчик документа).

2.2.8.15. Текст документа.

Текст документа - основная содержательная часть документа - излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, связно, логично и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения.

Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом: по вертикали - по верхнему краю, по горизонтали - по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа (указывается цифровым способом), регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

 

...в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ                         «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»...

 

Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (орган, организация, документ и т.п.), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращенном варианте, по форме: «(далее - ...)», который в дальнейшем будет употребляться в тексте. При этом должно соблюдаться правило логики: одному понятию должен соответствовать один и тот же термин (не допускается синонимия) и один термин должен обозначать одно и то же понятие (не допускается омонимия).

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили» и т.п.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («управление осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Администрация не возражает», «управление направляет»).

Текст отделяется от наименования документа одной - двумя строками непечатаемых символов в установленных границах полей.

Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.

2.2.8.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа справа штампом «КОНТРОЛЬ».

2.2.8.17. Отметка о приложении.

Отметка о приложении в письме - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах) - печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста одной строкой непечатаемых символов.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

 

Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается:

 

 

или

 

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 

 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

 

В случае приложения к письму документов в электронном виде на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименования прилагаемого файла и (или) количества прилагаемых файлов и при необходимости вида носителя, например:

 

 

или:

 

 

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

 

 

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

 

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес admin_pavl@mail.ru.

 

Приложение к правовому акту оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (без кавычек) с указанием вида правового акта (в дательном падеже с предлогом «к»), его даты и регистрационного номера. Слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» центрируется по горизонтали относительно самой длинной строки, отделяется от второй части реквизита с указанием вида правового акта, его даты и регистрационного номера одной строкой непечатаемых символов. Отметка о приложении в правовых актах отделяется от текста двумя строками непечатаемых символов.

Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:

 

 

Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.

Каждое приложение является отдельным документом, имеющим самостоятельную нумерацию страниц и самостоятельные сокращения (сокращение одного и того же понятия в каждом приложении вводится заново).

2.2.8.18. Подпись.

Реквизит «Подпись» содержит собственноручную подпись и является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

 

или на бланке:

 

 

При подписании документа несколькими должностными лицами Администрации муниципального образования «Павловский район» их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

 

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

 

 

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе коллегиального органа, например:

 

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например:

 

 

или:

 

 

Подпись отделяется от последней строки текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию должностного лица, подпись которого воспроизводится.

2.2.8.19. Отметка об электронной подписи.

Электронная подпись (далее также - ЭП) - это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу.

Использование ЭП осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.2.8.20. Гриф согласования документа.

Существует две формы согласования: внешняя и внутренняя. Внутренняя форма согласования оформляется визой (подробнее об этом реквизите - в подпункте 2.2.8.21  настоящего пункта), внешнее согласование документов оформляется грифом согласования - реквизитом, который фиксирует согласие или несогласие организации (должностного лица), не являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа, выравнивается по левому краю (длина строки не должна превышать 80 мм, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования документа включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления финансов администрации муниципального образования «Павловский район»   Подпись        И.О.Фамилия   Дата

 

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования документа оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главного управления труда, занятости и социального благополучия Ульяновской области от 27.05.2016 № 73-ИОГВ-15-01/5042исх

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии администрации муниципального образования «Павловский район» от 19.02.2016 № 2

 

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования документа не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.2.8.21. Виза.

  Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа – реквизитом, указывающим на согласие или несогласие должностного лица Администрации муниципального образования «Павловский район» – автора документа с его содержанием.

  Виза включает наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

 

Начальник отдела правового обеспечения администрации муниципального образования «Павловский район»   Подпись                    И.О. Фамилия   Дата

 

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

 При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются   Начальник отдела правового обеспечения администрации муниципального образования «Павловский район»   Подпись                    И.О.Фамилия   Дата

 

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.

 Для документа, подлинник которого остается в Администрации муниципального образования «Павловский район», визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

 Для документа, подлинник которого отправляется из Администрации муниципального образования «Павловский район», визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 Некоторые виды документов (например, письма, правовые акты и их приложения) визируются полистно.

 Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

 Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

 При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются.

2.2.8.22. Печать.

  На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.

 Печать следует проставлять таким образом, чтобы подпись и печать были хорошо читаемы.

 Печать должна захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание правил проставления печати содержится в разделе 7 Инструкции).

 В деятельности Главы администрации муниципального образования «Павловский район» и Администрации муниципального образования «Павловский район» используются печати Главы администрации муниципального образования «Павловский район» и Администрации муниципального образования «Павловский район» с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати); в целях осуществления действий по обеспечению деятельности Главы администрации муниципального образования «Павловский район» и Администрации муниципального образования «Павловский район» используются простые печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации (далее - простые печати).

 Для удостоверения соответствия копий документов подлинникам в отделе делопроизводства используется простая круглая печать без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации с надписью «Администрация муниципального образования «Павловский район» Протокольная часть» (далее также - простая круглая печать).

  Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей приведен в разделе 7  Инструкции.

  Ведение журнала гербовых печатей возлагается на отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район».

2.2.8.23. Отметка о заверении копии.

  Отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

  При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно» (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

 

Верно    Главный специалист по кадрам отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район»   Дата

Подпись

И.О. Фамилия

или:

 

Верно, подлинник находится в Администрации муниципального образования «Павловский район»
Главный специалист по кадрам отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район»   Дата	Подпись	И.О. Фамилия

 

Копия документа заверяется оттиском простой круглой печати.

  Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и оттиском простой круглой печати.

2.2.8.24. Отметка об исполнителе.

 Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона располагается на лицевой (для внутренних документов Администрации муниципального образования «Павловский район») или оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Иванова Мария Ивановна 2-22-56

 

Реквизит печатается шрифтом размера № 10 от границы левого поля без абзацного отступа.

 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

 На документах, направляемых за пределы Ульяновской области, указывается телефонный код города, например:

 

Петров Дмитрий Сергеевич (84248) 2-15-35

 

2.2.8.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.

  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:

 

Отправлено письмо от 07.05.2016 N 73-02/158   В дело № 01-2   Подпись            И.О.Фамилия   Дата

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.

2.2.8.26. Отметка о поступлении документа.

  Отметка о поступлении документа в Администрацию муниципального образования «Павловский район» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа:

 

АДМИНИСТРАЦИЯ

МО «ПАВЛОВСКИЙ РАЙОН»

Ульяновской области

№ ________________

«_______» ________________ 20 ___г.

 

Вх. № ____________

 

  

 

            2.2.8.27. Ссылка на документ.

            Ссылка на документ (колонтитул) указывается с целью идентификации электронной копии документа, проставляется на правовом акте в правом нижнем углу первой страницы документа и первых страницах каждого приложения к нему, на письме - в левом нижнем углу оборотной стороны последней страницы. Ссылка на документ содержит наименование файла на машинном носителе, включающее в себя дату создания документа (дата и месяц указываются цифровым способом), инициалы сотрудника отдела делопроизводства, осуществляющего печать документа на бланке, и порядковый номер документа в пределах рабочего дня.

 

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

Инструкция устанавливает определенные требования к подготовке отдельных видов документов.

Ответственность за подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на разработчика документа и иных лиц, завизировавших и подписавших документы в соответствии с их компетенцией.

 

3.1. Проекты решений Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»

 

3.1.1. Проекты решений Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» (далее – проекты решений) разрабатываются в подразделениях в целях реализации полномочий муниципального образования «Павловский район» и (или) приведения нормативно-правовых актов муниципального образования «Павловский район» в соответствие с законодательством Российской Федерации на основании планов нормотворческой деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район» и соответствующих поручений.

Проект решения представляется в отдел правового обеспечения администрации муниципального образования «Павловский район» в день подписания сопроводительного письма (служебной записки) руководителем подразделения, в котором подготовлен соответствующий проект решения, с целью его регистрации и проведения правовой экспертизы.

3.1.2. При внесении проектов решений на рассмотрение в Совет депутатов муниципального образования «Павловский район» к сопроводительному письму прилагаются следующие материалы на бумажном и электронном носителях:

 1) текст проекта решения;

 2) пояснительная записка к проекту решения;

 3) финансово-экономическое обоснование проекта решения;

 4) перечень актов муниципального образования «Павловский район», подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием решения Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»;

 5) перечень правовых актов, необходимых для реализации решения Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»;

3.1.3. Проекты решений и сопроводительные материалы к ним, представленные с нарушением установленных пунктом 3.1.2  настоящего подраздела требований к их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их подразделениям.

3.1.4. Проекты решений печатаются в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 со следующими размерами полей: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

  На первой странице проекта решения в пределах верхнего поля листа в правом верхнем углу размером шрифта № 10 проставляется пометка «Вносится Администрацией муниципального образования «Павловский район» и ниже через одну строку непечатаемых символов печатается слово «Проект», выравнивание производится по правому краю, например:

Вносится Администрацией муниципального образования «Павловский район»   Проект

           

3.1.5. Проект решения имеет следующие реквизиты:

            3.1.5.1. Наименование вида документа печатается ниже наименования органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» через две строки непечатаемых символов прописными буквами размером шрифта № 16 в разрядку и выделяется полужирным шрифтом                 (Р Е Ш Е Н И Е). Выравнивается по центру.

  3.1.5.2. Заголовок к тексту печатается через одинарный межстрочный интервал строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю. Заголовок к тексту начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос «о чем?», точка после заголовка к тексту не ставится.

3.1.5.3. Текст печатается через полуторный межстрочный интервал.

            Текстовая часть проекта решения может подразделяться на преамбулу и основную часть.

            Основная часть текста проекта решения может подразделяться на разделы, подразделы, главы, статьи.

            Обозначение раздела печатается прописными буквами и выравнивается по центру, номера разделов проставляются римскими цифрами.

            Наименования разделов (подразделов), если они имеются, печатаются без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру, например:

 

Раздел I

 ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

 

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование главы печатается через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

 

Глава 5.     Права лиц, удостоенных звания «Почетный гражданин» и занесенных в Золотую книгу Почета

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование статьи печатается через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

 

Статья 15.     Совет безопасности при Главе администрации муниципального                         образования «Павловский район»

 

При отсутствии наименования статьи слово «Статья» и номер выделяются полужирным шрифтом и точка после них не ставится.

 В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

3.1.5.4. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Глава муниципального образования «Павловский район», которые печатаются в две строк полужирным шрифтом от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

  3.1.5.5. Если к проекту решения имеется приложение, то оно оформляется на отдельных листах бумаги.

  Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов решений.

  Если в тексте проекта решения делается ссылка на приложение, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов дается ссылка на решение без указания на номер и дату (указывается наименование вида документа и заголовок к тексту). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

  При наличии нескольких приложений они нумеруются (при этом знак № не ставится), например:

 

	ПРИЛОЖЕНИЕ 2
	к решению Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области «О ремонте дорог в населенных пунктах муниципального образования «Павловский район» в 2016 году»

 

При наличии в тексте проекта решения формулировки «утвердить» (прилагаемый документ) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на решение с указанием заголовка к тексту (без даты и номера), например:

 

	УТВЕРЖДЕН
	Решением Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» «Об утверждении графика приема граждан депутатами Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» на 2016 год»

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну - три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2 - 3 см.

            Образец оформления проекта решения приводится в приложении № 7
к Инструкции.

  3.1.6. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту решения.

  Пояснительная записка  к проекту решения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 8 к Инструкции) и имеет следующие реквизиты:

  3.1.6.1. Наименование вида - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается без абзацного отступа прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

  3.1.6.2. Заголовок к тексту от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка после наименования документа не ставится.

  В заголовке к тексту указывается полное название проекта решения, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту решения Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» «О внесении изменения в решение Совета депутатов

муниципального образования «Павловский район» от 28.04.2014 № 58»

 

3.1.6.3. Текст отделяется от заголовка к тексту двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом размера № 14 через полуторный межстрочный интервал.

  Текст должен содержать обоснование необходимости принятия проекта решения, включающее в себя развернутую характеристику проекта решения, его цели, основные положения, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

  3.1.6.4. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

  Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

  Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

 

3.2. Проекты правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

            3.2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район» осуществляются в соответствии с Инструкцией и правовыми актами, регулирующими данные вопросы.

Проект правового акта Администрации муниципального образования «Павловский район» представляется в отдел правового обеспечения администрации муниципального образования «Павловский район», с целью его регистрации и правовой экспертизы.

3.2.2. Правовые акты Администрации муниципального образования «Павловский район», имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Администрации муниципального образования «Павловский район».

  Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Администрации муниципального образования «Павловский район», а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, - в форме постановлений.

  3.2.3. Правовые акты Администрации муниципального образования «Павловский район» печатаются на бланках «Постановление Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.1 к Инструкции), «Распоряжение Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.2 к Инструкции), изготовленных печатным способом. Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 на одной стороне листа. При оформлении правовых актов на двух и более страницах текст печатается начиная со второй страницы на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - по 20 мм.

3.2.4. Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» (Администрация муниципального образования «Павловский район»), наименование вида документа (Постановление, Распоряжение), дату документа, регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, а также указание на номер экземпляра.

  Дата проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, оформляется словесно-цифровым способом, пишется от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

  Номер проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, пишется от правой границы текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера.

            Номер экземпляра указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», отделяется от них одной строкой непечатаемых символов, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: «Экз. №____».

  Реквизит «Место составления (издания) документа» (р.п. Павловка) располагается ниже указания номера экземпляра через одну строку непечатаемых символов и оформляется центрированным способом.

            Заголовок к тексту в правовом акте начинается с прописной буквы, печатается строчными буквами центрированным способом на расстоянии не менее 80 мм от верхнего края листа через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка к тексту правового акта не ставится.

  3.2.5. Текст отделяется от заголовка к тексту правового акта одной - двумя строками непечатаемых символов и печатается через одинарный межстрочный интервал.

  Текст печатается с абзацными отступами и выравнивается по ширине.

  Текстовая часть правового акта может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

  Преамбула в постановлениях Администрации муниципального образования «Павловский район» завершается словами «Администрация муниципального образования «Павловский район» постановляет:», при этом слово «п о с т а н о в л я е т» печатаются строчными буквами в разрядку, после них ставится двоеточие.

  Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

 Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

 Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

 При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.

 Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

 Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

 Если в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

 При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1   к постановлению Администрации муниципального образования «Павловский район» от «___» ________ 2017 г.

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну - три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2 - 3 см.

 При наличии в тексте проекта правового акта формулировки «утвердить» (прилагаемое положение) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на правовой акт, например:

 

УТВЕРЖДЕНО   распоряжением Главы администрации муниципального образования «Павловский район» от «___» ________ 2017 г.

 

Слова «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ» в приложениях согласуются в роде и числе  наименованием вида утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

 Наименование приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал без абзацного отступа. Первое слово наименования приложения печатается на первой строке отдельно от остальной части наименования прописными буквами, например:

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 об управлении образования администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

Наименование приложения отделяется от грифа утверждения документа четырьмя строками непечатаемых символов, от текста приложения - одной строкой непечатаемых символов.

 При наличии в тексте приложения нескольких разделов их наименования печатаются центрированным способом (относительно границ текста) без абзацного отступа. Точка после наименования раздела не ставится. Допускается выделять наименования разделов полужирным шрифтом. При нумерации разделов (подразделов) используются арабские цифры с точками.

 Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками таблицы.

 Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

 Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом: по вертикали - по верхнему краю, по горизонтали - по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

 Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

 При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом размера № 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.2.6. Пояснительная записка к проекту правового акта.

  Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

3.2.6.1. Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа.

3.2.6.2. Заголовок к тексту от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа, точка после заголовка к тексту не ставится.

  В заголовке к тексту пояснительной записки указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

  Текст пояснительной записки отделяется от заголовка к тексту одной - двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 через одинарный межстрочный интервал (приложение № 8.1 к Инструкции).

 Текст выравнивается по ширине, печатается с абзацными отступами от левой границы текстового поля.

 В тексте должно содержаться обоснование принятия правового акта, суть проекта правового акта, наличие разногласий, результаты проработки проекта правового акта и его экспертизы.

 3.2.6.3. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

 Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

 Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

 Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

 При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

 Подписи отделяются одна от другой одной строкой непечатаемых символов.

3.2.7. Оформление реквизита «Виза» проекта правового акта.

Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 9 к Инструкции).

3.2.8. Реквизит «Подпись» отделяется от реквизита «Текст документа» тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Глава администрации муниципального образования «Павловский район» («Исполняющий обязанности Главы администрации муниципального образования «Павловский район») вне зависимости от вида правового акта (и на бланках постановлений и распоряжений Администрации муниципального образования «Павловский район»), печатается от границы левого поля без абзацного отступа.

  Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются у правой границы текстового поля.

  Образец оформления проекта  постановления Администрации муниципального образования «Павловский район» приведен в приложении                 № 10 к Инструкции.

 

3.3. Распоряжения по кадровым вопросам

 

В Администрации муниципального образования «Павловский район» по кадровым вопросам издаются распоряжения, которые готовятся главным специалистом по кадрам отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - кадровая служба).

Распоряжения оформляются на бланках «Распоряжение Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.2 к Инструкции).

Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение № 11 к Инструкции).

 

3.4. Организация работы по выпуску правовых актов

 

Проект правового акта, подготовленный и согласованный в соответствии с Правилами подготовки и издания правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район», после подписания в установленном порядке передается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» в отдел делопроизводства для регистрации.

  Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несет разработчик документа и руководитель подразделения, являющегося исполнителем документа.

  Работа по выпуску решений Совета депутатов, правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район» включает в себя регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

  Главный специалист отдела по кадрам, делопроизводству и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район» регистрирует подписанные правовые акты в модуле «ОРД» СЭД.

  Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.

  К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:

  к постановлениям Администрации муниципального образования «Павловский район» о награждении Почётной грамотой или Благодарственным письмом Администрации муниципального образования «Павловский район» - «н» (например, 45-н)

  к распоряжениям Администрации муниципального образования «Павловский район», принятым в рабочем порядке, - «р» (например, 86-р).

к распоряжениям Администрации муниципального образования «Павловский район» по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет – «рк» (например, 8-рк), со сроком хранения 5 лет – «р/лс» (например, 7-р/лс).

  Датой правового акта является дата его подписания.

  Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляется отделом правового обеспечения администрации муниципального образования «Павловский район».

  Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с  листом рассылки, составленным разработчиком документа (приложение № 12 к Инструкции). Копии правовых актов заверяются простой круглой печатью.

  Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 5-дневный срок после их подписания.

  Правовые акты в течение текущего года хранятся в отделе делопроизводства, после чего передаются по описи в архив.

 

3.5. Положения, правила, инструкции, регламенты

 

3.5.1. Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район».

 Правила - правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения.

 Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район».

 Регламент - правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности Администрации муниципального образования «Павловский район».

 3.5.2. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район».

 3.5.3. Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

 Заголовки к текстам положений (правил, инструкций) отвечают на вопрос «о чем?», заголовки к текстам инструкций и регламентов, содержащих должностные требования и порядок проведения работ, согласуются с наименованием вида документа в родительном падеже (кого? (чего?), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта», «Регламент совещания...».

  Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

 Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь наименования.

 

3.6. Протокол

 

3.6.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее - заседание (совещание).

3.6.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).

Протоколы могут быть полными, в которых кроме вопросов и решений содержится краткая запись выступлений докладчиков и участников (приложение № 13 к Инструкции), краткими, в которых фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение № 14 к Инструкции), и стенографическими, в которых весь ход заседания (совещания) записывается дословно.

  Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

  Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев в подразделении, готовившем вопросы к обсуждению.

  3.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются в подразделение, готовившее вопросы к обсуждению, для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях (приложение № 15 к Инструкции). Копии протокола или экземпляры выписки из протокола о принятых решениях рассылаются в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

  3.6.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка (приложения № 13 и 14 к Инструкции).

  Протокол имеет следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области; наименование вида документа; регистрационный номер документа, дату документа; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; текст документа; подписи.

  Наименование вида документа печатается ниже наименования органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» через две строки непечатаемых символов прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом (П Р О Т О К О Л).

  Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола состоит из даты его начала и даты окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.05.2016 или 11-12.04.2016 и печатается через одну строку непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита.

  На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания, к номерам протоколов заседаний Администрации муниципального образования «Павловский район» добавляется индекс «П». Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарем коллегиального органа в журнале регистрации.

  Регистрационные номера протоколам оперативных совещаний, проводимых должностными лицами Администрации, присваиваются в отделе делопроизводства.

  Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «АС», например: 8-АС.

  Информация о проведении заседаний (совещаний) в Администрации муниципального образования «Павловский район» в день их проведения (до 17 часов) передается в отдел делопроизводства.

  Решения к протоколу нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту - порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.

  Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

  Место составления (издания) протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через одну строку непечатаемых символов ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по центру без абзацного отступа.

  Заголовок к тексту протокола отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, начинается со строчной буквы, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал.

  Заголовок к тексту протокола согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже и содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например, «(П Р О Т О К О Л) заседания, совещания»), а также указание либо на название коллегиального органа (например, «заседания Экспертной комиссии»), либо на тему заседания (совещания) (например, «совещания по вопросам подготовки к новому учебному году»).

 При продольном расположении все выше указанные реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются по центру без абзацного отступа. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь размером 72,8 x 88,6 мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому краю, либо по центру отведенной площади также без абзацного отступа. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.

  3.6.5. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

  3.6.5.1. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

  1) «Председатель» (или «Председательствующий») - указываются фамилия и инициалы должностного лица, проводящего заседание (совещание); его настоящая должность в протоколе не указывается. Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

  2) «Секретарь» - указываются фамилия и инициалы лица, отвечающего за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.

  Слово «Секретарь» располагается ниже предыдущего реквизита, строкой непечатаемых символов от него не отделяется, печатается так же, как и слово «Председатель», от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

  3) «Присутствовали» - приводится список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Сведения о присутствующих участниках заседания (совещания) вносятся секретарем в протокол на основе данных их регистрации.

  Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, после слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием наименований должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий наименования должностей присутствующих не указываются.

  При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка «список прилагается», например: «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)».

  4) «Повестка дня» - приводится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

 Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами через две - три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа; с новой строки также без абзацного отступа указывается докладчик, например:

 

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах проверки номенклатур дел на 2016 год в подразделениях, образуемых в Администрации муниципального образования «Павловский район». Докладчик - Фамилия И.О.

 

3.6.5.2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через одинарный межстрочный интервал.

  Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), указанные слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после слов ставится двоеточие. Каждая часть отделяется от предыдущей одной строкой непечатаемых символов.

  Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова «СЛУШАЛИ» в тексте протокола указываются фамилия и инициалы основного докладчика, а затем излагается запись его выступления (в полной форме) либо тема его выступления (в краткой форме). В тексте протокола фамилия и инициалы каждого выступающего печатаются с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведется от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире, например:

 

1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - доложил об итогах проверки…

 

Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

 После слова «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии участников обсуждения вопроса, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. После слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются двумя арабскими цифрами, разделенными точкой (например, 1.1): первая цифра указывает на номер пункта повестки дня, вторая - на номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

 Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

 3.6.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

 При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

 3.6.7. Отдельные виды протоколов могут утверждаться Главой администрации муниципального образования «Павловский район» или лицом, исполняющим его обязанности. Решение об утверждении принимается должностным лицом, председательствующим на заседании (совещании).

 3.6.8. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо экземпляров выписки из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется и подписывается ответственным исполнителем подразделения, готовившего заседание (совещание).

 При составлении выписки из протокола воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка, вводная часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем, например:

 

Верно
Секретарь	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

 

Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется простой круглой печатью.

 3.6.9. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению № 16 к Инструкции.

  В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).

 

3.7. Служебные письма

 

3.7.1. Служебные письма Администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - также письма) готовятся:

 как ответы о выполнении поручений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти;

 как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

 как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации муниципального образования «Павловский район» и подразделений;

 как сопроводительные письма к документам;

 как инициативные письма.

 3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией уполномоченного должностного лица.

 3.7.3. Письма от имени Главы администрации муниципального образования «Павловский район», Администрации муниципального образования «Павловский район» готовятся на бланке письма Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.3 к Инструкции) и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.

 Письма за подписью первых заместителей Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» печатаются на бланке письма Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.3 к Инструкции).

 Письма за подписью руководителей отраслевых подразделений администрации муниципального образования «Павловский район» оформляются на бланке письма соответствующего отраслевого подразделения администрации муниципального образования «Павловский район».

  Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланке письма Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложения № 3.3 Инструкции).

  При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

  3.7.4. Реквизитами письма являются наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» - автора; справочные данные об органе местного самоуправления муниципального образования «Павловский район»; ОГРН, ИНН/КПП; дата документа, регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату водящего документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; подпись; отметка об исполнителе; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.

  3.7.5. Проект письма оформляется в двух экземплярах на соответствующем бланке: первый экземпляр направляется адресату, второй экземпляр остается в отделе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю письма.

 Второй экземпляр письма, представляемого на подпись уполномоченному должностному лицу, должен быть предварительно завизирован исполнителем письма. Визы с расшифровкой подписи проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в отделе делопроизводства.

  3.7.6. Заголовок к тексту составляется ко всем инициативным письмам, имеющим текст более семи строк, за исключением писем-благодарностей и писем-поздравлений. Если объем текста письма составляет не более семи строк, то заголовок к тексту письма не составляется.

  Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с прописной буквы, например:

 

О содействии в выделении автотранспорта

 

Об оказании финансовой помощи

 

Не рекомендуется указывать заголовки к текстам в обобщенной форме (например, «О содействии», «О финансировании»), так как в дальнейшем такие заголовки к текстам не позволяют идентифицировать документ и затрудняют его поиск.

 Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности и не должно превышать 28 - 30 печатных знаков. Ширина зоны расположения указанного реквизита составляет не более 73,2 мм.

 Точка после заголовка к тексту не ставится, и он не заключается в кавычки.

 3.7.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. В ответных письмах заголовки к текстам не составляются.

 3.7.8. Если письмо адресовано более чем в четыре адреса, то разработчиком документа составляется лист рассылки (приложение № 17 к Инструкции).

 При направлении писем в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, подведомственные указанным органам, их должностным лицам, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

 3.7.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объем письма - не более полутора - двух страниц машинописного текста.

 Текст письма должен быть цельным, связным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

 Текст письма излагается:

 от первого лица множественного числа: «просим», «направляем», «предлагаем»;

 от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица): «прошу», «предлагаю», «приглашаю»;

 от третьего лица единственного числа: «Администрация муниципального образования «Павловский район» считает возможным».

 Не допускается в тексте письма использовать различные формы изложения (например, в начале письма использовать форму третьего лица единственного числа: «Администрация муниципального образования «Павловский район» направляет...», а в конце - форму первого лица единственного числа: «На основании вышеизложенного прошу...»).

 Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

 Текст письма отделяется от заголовка к тексту или адресата тремя строками непечатаемых символов, печатается через одинарный межстрочный интервал с абзацными отступами.

 3.7.10. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Право подписи писем устанавливается в положениях о подразделениях и должностных регламентах; в указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

 Письма в адрес руководителей федеральных органов государственной власти, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ульяновской области, Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области, прокуратуры Ульяновской области, Законодательного Собрания Ульяновской области направляются за подписью Главы администрации муниципального образования «Павловский район».

При оформлении письма на бланке Администрации муниципального образования «Павловский район» в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенно), подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Глава администрации муниципального образования «Павловский район»

Подпись

И.О. Фамилия

        

3.7.11. Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма шрифтом размера № 10 от границы левого поля в соответствии с требованиями подпункта 2.2.8.24 пункта 2.2.8 подраздела 2.2 раздела 2 Инструкции.

 Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 18 к Инструкции.

 

3.8. Акты, докладные, служебные записки, справки

 

3.8.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение № 19 к Инструкции).

  Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

  Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

  Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

  Акт составляется на общем бланке Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 3.3 к Инструкции). Обязательными реквизитами акта являются наименование вида документа, печатаемое прописными буквами полужирного начертания (АКТ), регистрационный номер документа, дата документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту акта, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения документа.

  Датой акта является дата его составления.

  Чаще всего заголовок к тексту акта согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже (чего?) (приложения № 2, 19 к Инструкции), начинается со строчной буквы и содержит указание на действие, совершаемое комиссией или группой лиц, составляющей акт, например:

 

  (АКТ) проверки финансово-хозяйственной деятельности

 

  Заголовки к текстам некоторых актов могут отвечать на вопрос «о чем?» (приложения № 2, 46 к Инструкции), такие заголовки к текстам начинаются с прописной буквы, например:

 

Об утрате документов

 

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием наименований должностей, инициалов и фамилий в именительном падеже. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В основной части излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.

 В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их место нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, например:

 

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр – управление финансов;

2-й экземпляр – отдел правового обеспечения;

  3-й экземпляр – отдел по делам культуры и организации досуга населения.

 

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о приложениях к акту (если они имеются).

  При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

  3.8.2. Докладная записка - документ, адресованный Главе администрации муниципального образования «Павловский район», первым заместителям Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», или руководителю подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 20 к Инструкции).

  Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

  Докладная записка должна содержать следующие реквизиты:

  наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» (подразделения);

  наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

  дата документа;

  регистрационный номер документа;

  адресат;

  заголовок к тексту (если объем текста составляет более семи строк), который отвечает на вопрос «о чем?» и пишется с прописной буквы;

  текст;

  подпись руководителя подразделения;

  Фамилия Имя Отчество исполнителя.

  Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения с указанием конкретных действий, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

  Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Главе администрации муниципального образования «Павловский район», первым заместителям Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

  3.8.3. Служебная записка - документ, используемый для информационного обмена между подразделениями, должностными лицами, сотрудниками подразделений (приложение № 21 к Инструкции).

  Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

  Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются следующие: наименование подразделения, наименование вида документа, которое печатается прописными буквами полужирного начертания (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чем?» и пишется с прописной буквы), текст, подпись.

  Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения с предложениями, просьбами, заявками.

  Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

  3.8.4. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. В справках отражается основная деятельность Администрации муниципального образования «Павловский район» или подтверждаются сведения биографического или служебного характера.

 Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Администрации муниципального образования «Павловский район», могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние - для представления Главе администрации муниципального образования «Павловский район», первым заместителя Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» или для рассмотрения коллегиальным органом.

  Внешние справки оформляются на общем бланке Администрации муниципального образования «Павловский район», внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения № 22 и 23 к Инструкции).

 Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «о чем?» и пишется с прописной буквы. В заголовок к тексту справки может включаться указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

 

О работе с обращениями граждан в первом полугодии 2016 г.

 

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

  Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

 

 

3.9. Доверенности

 

3.9.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Главы администрации муниципального образования «Павловский район», Администрации муниципального образования «Павловский район» на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

 3.9.2. Доверенность оформляется на общем бланке:

 общий бланк Главы администрации муниципального образования «Павловский район» используется при подписании доверенности на представление интересов Главы администрации муниципального образования «Павловский район» или совершение каких-либо действий от его имени (приложение № 24 к Инструкции);

  общий бланк Администрации муниципального образования «Павловский район» используется при подписании доверенности на представление интересов Администрации муниципального образования «Павловский район» или совершение каких-либо действий от имени Администрации муниципального образования «Павловский район» (приложение № 25 к Инструкции).

 3.9.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:

 наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» (наименование должности руководителя органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район»);

 наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

 дата документа;

 регистрационный номер документа;

 место составления (издания) документа;

 текст документа;

 подпись;

 гербовая печать.

 В тексте доверенности указываются:

 фамилия, имя, отчество (полностью), наименование должности лица, передающего полномочия Администрации муниципального образования «Павловский район», представляемого указанным должностным лицом, а также реквизиты нормативного правового акта, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Главы администрации муниципального образования «Павловский район»);

 фамилия, имя, отчество (полностью) и наименование должности уполномочиваемого лица;

 перечисление предоставляемых полномочий;

 срок действия доверенности.

 

 

3.10. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения

договоров (соглашений)

 

3.10.1. Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 26 к Инструкции).

  3.10.2. Наименование вида документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется по горизонтали относительно границ текстового поля.

3.10.3. Заголовок к тексту договора (соглашения) от предыдущего реквизита строкой непечатаемых символов не отделяется, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом со строчной буквы, после заголовка к тексту точка не ставится, например:

 

СОГЛАШЕНИЕ

между муниципальным образованием «Павловский район»

и Правительством Ульяновской области о реализации дополнительных мероприятий, направленных на снижение напряженности

на рынке труда Ульяновской области

 

3.10.4. Место составления (издания) договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от заголовка к тексту.

  3.10.5. Реквизит «Дата» печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом разработчиком документа после подписания его последней стороной договора (соглашения).

 3.10.6. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все приложения к договору (соглашению) должны рассматриваться как его составные части.

 В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

3.10.7. Перед подписанием проект договора (соглашения) передаётся
на согласование.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 27 к Инструкции).

3.10.8. Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь наименования.

 Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

 Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.

 Заключительная часть содержит сведения о юридических адресах сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

 3.10.9. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы Главой администрации муниципального образования «Павловский район» первым заместителям Главы администрации муниципального образования «Павловский район».

  Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших его сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и печати.

 Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

 3.10.10. Подписанные договоры (соглашения) об обучении, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, хозяйственные договоры регистрируются в подразделениях, в которых они готовились.

  Регистрационный номер договора (соглашения) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделенных косой чертой.

3.10.11. Служебные контракты с муниципальными служащими регистрируются и хранятся в отделе кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район».

  3.10.12. Формирование в дело и хранение всех договоров (соглашений) Администрации муниципального образования «Павловский район» осуществляются исполнителями.

Подлинные экземпляры договоров (соглашений) в 5-дневный срок со дня их подписания регистрируются исполнителями в своём подразделении.

 

3.11. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

 

3.11.1. Телеграммы

 

3.11.1.1. Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение № 28 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размера № 28.

 Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах. На копии телеграммы в нижней ее части проставляется виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.

  Право подписи телеграмм категории «правительственная» имеют Глава администрации муниципального образования «Павловский район», первые заместители Главы администрации муниципального образования «Павловский район».

  3.11.1.2. Телеграмма имеет следующие реквизиты:

  1) адрес (куда? кому?).

  В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:

 

103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11   или:   САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

 

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже, например:

 

ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно – «стр», «корп» и «кв» соответственно. Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно – «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» соответственно. В случае, если сокращенное наименование приведет к неопределенности или неточности адреса, сокращение не применяется.

 Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

 Наименование организации указывается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса одной строкой непечатаемых символов, например:

 

614006 ПЕРМЬ КУЙБЫШЕВА 14   ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМСКОГО КРАЯ

 

При направлении телеграммы должностному или частному лицу наименование должности и фамилия получателя указываются в дательном падеже, например:

 

ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ В.П. ШАНЦЕВУ

 

или:

 

ИВАНОВУ А.И.

 

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

 При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный составителем телеграммы. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

 Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова «КОПИЯ»), например:

 

МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ;

 

2) текст отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов и печатается через двойной межстрочный интервал.

 Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

           

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ

 

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

 Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобки» могут быть написаны полными словами либо сокращенно («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), а также соответствующими символьными знаками.

 Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.

 Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

  Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

  Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.

  Если слово в тексте пишется через дефис (например: «по-прежнему», «из-за»), то ставится черточка.

 При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

 Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой;

 3) подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

 Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

 Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

 4) регистрационный номер и дата документа печатаются ниже реквизита «Подпись» через две строки непечатаемых символов;

 5) адрес, наименование отправителя и дата отправки указываются в нижней части телеграммы под чертой. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

 

3.11.2. Телефонограмма

 

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

 Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

 Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

 наименование организации - автора документа;

 наименование должности, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

 наименование организации - получателя телефонограммы;

 наименование должности, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

 дата телефонограммы;

 время приема-передачи;

 текст, не превышающий 50 слов;

 наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;

 входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

 Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение № 29 к Инструкции), составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем подразделения. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, в которые направляют телефонограмму, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

  Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в соответствующих журналах установленной формы (приложение № 30 к Инструкции).

 

4. Организация работы с документами

 

4.1. Организация документооборота

 

4.1.1. Движение документов в Администрации муниципального образования «Павловский район» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

 4.1.2. В Администрации муниципального образования «Павловский район» различают три потока документации:

 документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

 документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

 документы, создаваемые в подразделениях и используемые сотрудниками подразделений в управленческом процессе (внутренние).

 4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые с ними в Администрации муниципального образования «Павловский район», определяются Регламентом Администрации муниципального образования «Павловский район», Инструкцией, положениями о подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

 

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

 

4.2.1. Доставка документов в Администрацию муниципального образования «Павловский район» осуществляется посредством почтовой связи, нарочными, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

 Доставка документов в подразделения осуществляется специалистом по делопроизводству либо уполномоченными в надлежащем порядке сотрудниками подразделений в соответствии с графиком выдачи документов, указанным в пункте 4.2.14 настоящего подраздела.

 4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Администрацию муниципального образования «Павловский район», осуществляются отделом делопроизводства.

 4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи передаются специалисту по делопроизводству.

 При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки (при наличии) и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста по делопроизводству, принявшего документ. Специалист по делопроизводству может проставлять на предъявляемой копии штамп о поступлении документа в Администрацию муниципального образования «Павловский район».

 4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в них приложений.

 При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются наименование должности, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», вскрывшим конверт, и начальником отдела делопроизводства.

 Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

 4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

 дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

 поступают письма граждан;

 только по конверту можно определить адрес отправителя.

 Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.06.2016 10.35.

 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп «Администрация муниципального образования «Павловский район», указывается дата поступления, и он передается адресату.

 4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются оператором Единой дежурно-диспетчерской службы муниципального образования «Павловский район». Указанные документы передаются в отдел делопроизводства не позднее 9 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.

 О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Главе администрации муниципального образования «Павловский район» с последующей их передачей в отдел делопроизводства.

4.2.7. Первичная обработка поступивших документов заключается в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

 Перечень не подлежащих регистрации документов приведен в приложении № 31 к Инструкции.

 4.2.8. Поступившие документы, адресованные подразделениям, регистрируются в подразделениях.

 Поступившие документы без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства, а затем направляются в подразделение в соответствии с компетенцией.

 4.2.9. Регистрация документов, поступивших в Администрацию муниципального образования «Павловский район», осуществляется специалистом по делопроизводству в базах данных «Внутренние документы» либо «Входящая корреспонденция» СЭД в день поступления либо на следующий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

 База данных «Внутренние документы» СЭД включает в себя переписку:

 внутри Администрации муниципального образования «Павловский район»;

 между Администрацией муниципального образования «Павловский район» и органами местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области;

 между Администрацией муниципального образования «Павловский район» и органами местного самоуправления Ульяновской области.

 Документы, не относящиеся к базе данных «Внутренние документы», регистрируются в модуле «Входящая корреспонденция» СЭД.

 Документы, поступившие в Администрацию муниципального образования «Павловский район» после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

 В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

 При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

 Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении № 32 к Инструкции.

 4.2.10. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

 Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

 4.2.11. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, наименование вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата документа, наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и ЭП автора. К регистрационному номеру документа добавляется индекс «ЭП», например: № 10157-ЭП.

 Документ передается на исполнение со штампом «ЭП верна» и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.

 Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются по электронной почте должностным лицам, подразделениям в соответствии с компетенцией.

 4.2.12. В случае поступления документов в подразделение напрямую, минуя отдел делопроизводства, документы должны быть переданы специалисту по делопроизводству на регистрацию в отдел делопроизводства незамедлительно.

 В документы, поступившие в Администрацию муниципального образования «Павловский район» и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

 4.2.13. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для регистрации начальнику отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район».

 4.2.14. После регистрации оригиналы документов 2 раза в день, с 9 до 11 часов и с 15 до 17 часов, передаются ответственным исполнителям. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

 Документы с резолюциями Главы администрации муниципального образования «Павловский район» передаются исполнителям наряду с бумажным носителем по электронной почте (в исключительных случаях - по факсимильной связи).

 Подразделения получают документы от отдела делопроизводства через специалиста по делопроизводству либо уполномоченных в надлежащем порядке лиц.

 4.2.15. Ошибочно направленные в подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в отдел делопроизводства.

 

4.3. Порядок рассмотрения документов

           

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает в себя:

 ознакомление с содержанием документов;

 подготовку и оформление проекта резолюции;

 передачу документов для рассмотрения руководителю.

 4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение № 6.1 к Инструкции).

 Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

 В состав резолюции входят следующие реквизиты:

 исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

 содержание поручения;

 срок исполнения поручения;

 подпись, дающего поручение;

 дата;

 регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

 При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

 Документы могут иметь несколько резолюций (для одного или нескольких исполнителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

 4.3.3. Уполномоченные на подпись документа должностные лица при рассмотрении документов:

 определяют исполнителя и дают указание в резолюции;

 подписывают исполненные документы или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

 в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей подразделений, оформляют отметку о списании документа в дело.

 4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов уполномоченное на подпись документа должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

 4.3.5. Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

 

4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

 

4.4.1. Исходящими документами Администрации муниципального образования «Павловский район» являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

 4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется специалистом по делопроизводству в модуле «Исходящие письма» СЭД.

 4.4.3. Специалистом по делопроизводству осуществляются проверка правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрация, учет и отправка.

Подписанные письма и телеграммы передаются разработчиками документов специалисту по делопроизводству для регистрации и отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

 Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

 Специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления исходящих документов, заполняет электронную карточку и регистрирует документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.

 Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются их разработчикам для исправления.

 Исходящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из постоянного числа, соответствующего коду региона (73), индекса подразделения или должностного лица и порядкового номера в пределах календарного года, например: 73-02/254, где 73 - постоянное число, 02 - индекс подразделения или должностного лица, 254 - порядковый номер в пределах календарного года.

 Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса «Т», например: 73-02/25-Т.

 Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

 4.4.4. Обработка, отправка и выдача документов, подписанных должностными лицами Администрации муниципального образования «Павловский район», осуществляются отделом делопроизводства.

 Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации муниципального образования «Павловский район», к отправке не принимаются.

 При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

 4.4.5. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, электронной почтой, передаются по факсу.

 Решение о способе доставки документа принимается разработчиком указанного документа, данный способ доставки документа указывается в соответствующем поле электронной карточки документа.

 Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

 Заказная корреспонденция передается специалистом по делопроизводству на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки.

 Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

 4.4.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

 

4.5. Регистрация и учёт внутренних документов

 

  4.5.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭД.       4.5.2. Регистрация протоколов коллегиальных органов Администрации муниципального образования «Павловский район» осуществляется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

  Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется отделом делопроизводства.

  Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года.

  Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «АС», например: 6-АС.

  4.5.3. Доверенности на право совершения действий от имени Главы администрации муниципального образования «Павловский район» и Администрации муниципального образования «Павловский район», представления интересов Администрации муниципального образования «Павловский район» в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в отделе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение № 33 к Инструкции).

  Доверенностям на право совершения действий от имени Главы администрации муниципального образования «Павловский район» присваивается порядковый номер с добавлением индекса «дг» (например, 02-дг); доверенностям на право совершения действий от имени Администрации муниципального образования «Павловский район» - индекс «да» (например, 11-да).

  Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись, а копия остается на хранении в отделе делопроизводства.

  4.5.4. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки, должностные инструкции и регламенты и др.) регистрируются в отделе делопроизводства с добавлением буквенного индекса «вн» (например, 73-02/15вн).

 

4.6. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

 

4.6.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

 Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

 Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Администрации муниципального образования «Павловский район» (84248) 2-25-08), установлен в приёмной Главы администрации муниципального образования «Павловский район».

 Средства факсимильной связи установлены в кабинетах руководителей  подразделений, контроль за использованием факсимильной техники возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

 Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

 4.6.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

 Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

 4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу (с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов).

 4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации соответствующего вида документа.

 Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

 После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.

 Факсограммы, адресованные Главе администрации муниципального образования «Павловский район», первым заместителям Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» регистрируются в отделе делопроизводства. Поступившему подлиннику письма, ранее переданного по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и он передается исполнителю с пометкой «Подлинник письма, переданного по факсу».

  4.6.5. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется сотрудником подразделения, подготовившим документ к передаче, и руководителем соответствующего подразделения.

 Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм отдела делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 17 часов, передаются адресату в тот же день, после 17 часов - на следующий рабочий день, срочные - немедленно.

  4.6.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

  Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на сотрудника подразделения, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

 

4.7. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

 

4.7.1. В Администрации муниципального образования «Павловский район» прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: admin_pavl@mail.ru, осуществляется специалистом по делопроизводству в течение рабочего дня.

 4.7.2. С официального адреса электронной почты Администрации муниципального образования «Павловский район» служебные письма направляются за подписью должностных лиц Администрации муниципального образования «Павловский район». С официального адреса подразделений служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

 4.7.3. Специалист по делопроизводству, ответственный за работу с электронной почтой, обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

 4.7.4. Ответственность за подготовку документов к передаче по электронной почте и их содержание несет разработчик указанных документов, за передачу – специалист по делопроизводству.

 4.7.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

 4.7.6. Разработчик документа оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту по делопроизводству.

 4.7.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющих исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

 4.7.8. Специалист по делопроизводству отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

 4.7.9. Электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

 4.7.10. При получении документа в виде электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Администрации муниципального образования «Павловский район» специалист по делопроизводству:

 осуществляет предварительное рассмотрение полученного документа и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе, или передает в подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату;

 передает отправителю уведомление о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

 

5. Организация информационно-поисковой системы по документам

 

5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Администрации муниципального образования «Павловский район» создаются информационно-поисковые системы по документам.

 5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

 В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.

 5.3. В Администрации муниципального образования «Павловский район» справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются с использованием технологий СЭД.

5.4. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учёта и поиска документов в СЭД, представлен в приложении № 34 к Инструкции.

 

 

6. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

 

6.1. Машинописные работы

 

Печатание документов осуществляется непосредственно в подразделениях с соблюдением установленных Инструкцией требований.

 

6.2. Копировально-множительные работы

 

Выполнение копировально-множительных работ производится в отделе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.

 В отделе делопроизводства копируются служебные документы подразделений.

  Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией.

 Документы на копирование принимаются отделом делопроизводства до 16 часов.

 В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Главы администрации муниципального образования «Павловский район», первых заместителей Главы администрации муниципального образования «Павловский район», руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», а также рассылочные экземпляры решений Совета депутатов муниципального образования «Павловский район», правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район».

 Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.

 Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются.

Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки.

 Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись.

 

7. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

 

7.1. Изготовление гербовых печатей

 

7.1.1. Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:

 Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

 постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995                № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

 7.1.2. Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

 Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении № 35 к Инструкции.

 7.1.3. В Администрации муниципального образования «Павловский район» гербовой печатью заверяются подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район», первых заместителей Главы администрации муниципального образования «Павловский район», главного бухгалтера, других должностных лиц, которым в соответствии с доверенностью или распоряжением Главы администрации муниципального образования «Павловский район» предоставлены соответствующие полномочия.

 Гербовая печать ставится на копиях договоров (соглашений), доверенностей Главы администрации муниципального образования «Павловский район», Администрации муниципального образования «Павловский район» в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

 Право заверения таких копий принадлежит руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 Заверение кадровых документов осуществляется главным специалистом по кадрам отдела кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район».

 Гербовая печать проставляется таким образом, чтобы её оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

 На документах финансового характера гербовая печать проставляется на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом «м.п.». Печать должна быть хорошо читаема.

 7.1.4. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», курирующим отдел делопроизводства.

 7.1.5. Гербовая печать Главы администрации муниципального образования «Павловский район» хранится у руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район»; в отделе бухгалтерского учёта и отчётности администрации муниципального образования «Павловский район» и в отделе по архивам администрации муниципального образования «Павловский район» хранятся гербовые печати Администрации муниципального образования «Павловский район».

 

7.2. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район»

 

7.2.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район» определяется непосредственно Главой администрации муниципального образования «Павловский район».

 7.2.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район» подписывается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 7.2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район» может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах.

7.2.4. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации муниципального образования «Павловский район» при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.

Использование указанного штампа при оформлении подлинников всех видов документов запрещается.

 

7.3. Простые печати и штампы

 

7.3.1. Подразделения могут иметь простые печати и штампы.

 7.3.2. Право подразделения иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется в положении о подразделении.

 7.3.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении входящих и исходящих документов применяются соответствующие штампы: «Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп».

 7.3.4. В отделе делопроизводства для удостоверения документов, не воспроизводящих подлинную подпись Главы администрации муниципального образования «Павловский район», применяется простая круглая печать.

 7.3.5. Простые печати ставятся на документах (или их копиях), приведенных в приложении № 36 к Инструкции.

 

7.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

 

7.4.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-гравёрными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001».

7.4.2. Размещение заказов администрации муниципального образования «Павловский район» на изготовление печатей и штампов осуществляет отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район».

7.4.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

7.4.4. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации муниципального образования «Павловский район» и согласованное с Руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» вместе с прилагаемыми эскизами направляется в отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район».

7.4.5. После изготовления печати и штампы по акту передаются в структурные подразделения администрации муниципального образования «Павловский район» через отдел по делам отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район».

7.4.6. Отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район» ведёт общий учёт используемых в деятельности печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (приложение № 37 к Инструкции).

В журнале учёта выдачи печатей и штампов листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

7.4.7. В структурных подразделениях администрации муниципального образования «Павловский район» руководителем назначаются лица, несущие персональную ответственность за учёт, использование и хранение печатей и штампов.

7.4.8. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений администрации муниципального образования «Павловский район» сотрудникам, ответственным за их использование и хранение, под расписку.

 7.4.9. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Администрации муниципального образования «Павловский район» не допускаются.

 

7.5. Хранение печатей и штампов

 

7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

 7.5.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

 7.5.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

 7.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность руководитель аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 

7.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

 

7.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в журнале учета выдачи печатей и штампов.

 7.6.2. Печати и штампы числятся за получившими их лицами до момента передачи (сдачи) печатей и штампов в отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район» либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

7.6.3. Замена печатей и (или) штампов производится на основании разрешения руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 Для замены ранее выданных отделом по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район» печатей и (или) штампов в случае их износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный за учет, использование и хранение печатей и штампов, должен представить руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район»:

письмо с просьбой о замене печати и (или) штампа;

 объяснительную записку с указанием причины утраты печати и (или) штампа;

 акт об уничтожении печати и (или) штампа, утвержденный руководителем подразделения.

 7.6.4. Письмо с визой руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» и объяснительная записка направляются в отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район» для регистрации в соответствующем журнале.

 7.6.5. Заказ на изготовление новых печатей и (или) штампов оформляется в соответствии с подразделом 7.4 настоящего раздела.

7.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения администрации муниципального образования «Павловский район» или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район» для последующего уничтожения по акту.

 Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 Уничтожение печатей и (или) штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

 7.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей и (или) штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и (или) штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

 Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.

 Указанный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

 

7.7. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

 

7.7.1. Проверка наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в подразделениях осуществляются отделом по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, мобилизационной подготовке и взаимодействию с правоохранительными органами администрации муниципального образования «Павловский район».

 Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета выдачи печатей и штампов.

 7.7.2. При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов, руководитель подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета выдачи печатей и штампов.

 Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учет, использование и хранение, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

 7.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

 

8. Учет объема документооборота

 

8.1. Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в Администрацию муниципального образования «Павловский район» и созданных в подразделениях за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не подлежащие регистрации).

 8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро и машбюро.

 Учет количества документов проводится в целом по Администрации муниципального образования «Павловский район».

 8.3. Специалист по делопроизводству, осуществляющий регистрацию отдельных видов документов, ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляют руководителю отдела делопроизводства данные о количестве зарегистрированных документов.

 8.4. Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводства и представляются руководителю аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 

9. Документальный фонд Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

Администрация муниципального образования «Павловский район» формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков их хранения.

 

9.1. Составление номенклатуры дел

 

9.1.1. Формирование документального фонда Администрации муниципального образования «Павловский район» осуществляется специалистом по делопроизводству путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.

 9.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

 9.1.3. По срокам хранения все дела можно разделить на следующие группы:

 1) дела с постоянным сроком хранения (далее – дела постоянного хранения);

 2) дела с временным сроком хранения:

 а) со сроком хранения свыше 10 лет (далее - дела долговременного хранения);

 б) со сроком хранения до 10 лет включительно (далее - дела кратковременного хранения);

 3) дела по личному составу (распоряжения о приеме, увольнении, перемещении; лицевые счета по заработной плате; личные дела уволенных).

9.1.4. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу, а также для учета дел кратковременного хранения.

 9.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области, положениями о подразделениях, штатным расписанием (структурой) Администрации муниципального образования «Павловский район», планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.

 9.1.6. В Администрации муниципального образования «Павловский район» составляются номенклатуры дел подразделений (приложение № 38 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - сводная номенклатура дел) (приложение № 39 к Инструкции).

 Номенклатура дел подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.

 Ответственность за составление номенклатуры дел в подразделениях возлагается на их руководителей.

 Вновь образованное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию администрации муниципального образования «Павловский район» (далее - ЭК).

 9.1.7. Сводная номенклатура дел составляется специалистом по делопроизводству на основе номенклатур дел подразделений, подписывается руководителем отдела делопроизводства, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 9.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

 9.1.9. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

 В случае изменения функций и (или) структуры Администрации муниципального образования «Павловский район» составляется новая сводная номенклатура дел.

 Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в пять лет.

 9.1.10. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, второй экземпляр применяется в архиве администрации муниципального образования «Павловский район», третий  – в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в работе.

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.

 9.1.11. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Администрации муниципального образования «Павловский район». Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений.

 9.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений.

 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

 В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации муниципального образования «Павловский район» цифрового обозначения подразделения, утвержденного руководителем аппарат администрации муниципального образования «Павловский район», и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-03, где:

 05 - обозначение подразделения;

 03 - порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.

 В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

 Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

 В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

 Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

 Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

 В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчетные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учетные документы.

 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название подразделения (разработчика документов); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к которым относятся документы дела; указание на копийность документа.

 В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются наименование вида документа и автор, например: «Постановления Администрации муниципального образования «Павловский район».

 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы (справки, аналитические записки) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений Главы администрации муниципального образования «Павловский район».

 В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

 В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам социально-экономического развития».

 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовой бухгалтерский отчет Администрации муниципального образования «Павловский район» по основной деятельности за 2015 год».

 Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

 Графа 3 «Количество единиц хранения» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

 В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

 В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: «переходящие с 2015 г.»), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

 В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется отметка «В электронном виде».

 9.1.13. Если в течение года в подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

 9.1.14. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 39.1 к Инструкции).

 

9.2. Формирование и оформление дел

 

9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

 9.2.2. Дела Администрации муниципального образования «Павловский район» формируются в подразделениях. Ответственность за формирование дел в подразделениях несут их руководители и ответственные за делопроизводство.

 9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием номера тома: т. 1, т. 2.

 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

 Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то они группируются в самостоятельные дела.

 Распоряжения Администрации муниципального образования «Павловский район» регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.

 Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении, срок хранения которых составляет 75 лет, формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках, срок хранения которых составляет 5 лет.

 Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

 Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

 Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

 9.2.4. Дела Администрации муниципального образования «Павловский район» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

 9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

 9.2.5.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу.

 Полное оформление дел предусматривает:

 оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 40 к Инструкции);

 нумерацию листов в деле;

 составление листа-заверителя дела (приложение № 41 к Инструкции);

 составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 42 к Инструкции);

 подшивку и переплет дела;

 внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

 9.2.5.2. Дела кратковременного хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

 9.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской власти и подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

 Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

 наименование органа местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области указывается полностью в именительном падеже;

 наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

 делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;

 заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

 дата дела: указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

 В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

 Дата на обложке дела указывается словесно-цифровым способом (число и год указываются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом). Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

 Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

 В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

 Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

 Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

 Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), наименование должности и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

 При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование подразделения заключается в скобки.

 9.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в подразделениях осуществляются отделом делопроизводства.

 

9.3. Организация оперативного хранения документов

 

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в подразделениях. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

 9.3.2. Руководители подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

 9.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

 9.3.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.

 На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

 Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

 9.3.5. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя подразделения, при реорганизации и ликвидации подразделения.

 Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

 9.3.6. Выдача дел другим подразделениям осуществляется с разрешения руководителя отдела делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы формата А5 (приложение № 43 к Инструкции). В ней указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому дело выдано, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием фамилии и наименования должности.

 Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

 Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

           

10. Порядок передачи документов на архивное хранение

 

Документы Администрации муниципального образования «Павловский район» после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в отдел по архивам администрации муниципального образования «Павловский район».

 Документы Администрации муниципального образования «Павловский район», относящиеся к муниципальной собственности, и документы долговременного хранения, а также документы по личному составу хранятся в архиве.

 Подготовка дел к передаче на хранение в архив проводится в подразделениях и включает в себя следующие этапы:

 проведение экспертизы ценности документов;

 полное оформление дел;

 составление описи дел;

 составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 Сотрудники отдела делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь подразделениям в проведении вышеуказанных работ.

           

10.1. Экспертиза ценности документов

           

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

 Экспертиза ценности документов проводится на основе:

 законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

 типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.  

 10.1.2. Экспертиза ценности документов в Администрации муниципального образования «Павловский район» проводится:

 в подразделениях - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

 в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

 10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации муниципального образования «Павловский район» распоряжением Администрации муниципального образования «Павловский район» создается ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.

 Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Администрацией муниципального образования «Павловский район».

 10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.

 10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

 10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

 Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

 10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 44 к Инструкции), долговременного хранения (приложение № 45 к Инструкции) и по личному составу (приложение № 46 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 47 к Инструкции).

 

10.2. Составление и оформление описей дел

 

10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи дел.

 Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

 Описи дел составляются подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

 На дела кратковременного хранения описи дел не составляются.

 10.2.2. Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение № 48 к Инструкции) и представляются в отдел делопроизводства не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

 10.2.3. При составлении описей дел подразделениями соблюдаются следующие требования:

 при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

 порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел в подразделениях устанавливается по согласованию с сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив;

 графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

 графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

 10.2.4. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

 10.2.5. Опись дел подразделения подписывается составителем описи дел с указанием наименования его должности и утверждается руководителем соответствующего подразделения.

 10.2.6. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в службу делопроизводства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

 10.2.7. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит сотрудник отдела делопроизводства под методическим руководством начальника отдела по архивам администрации муниципального образования «Павловский район».

 10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

 Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в указанные акты.

 10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Администрации муниципального образования «Павловский район». Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

 Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 года).

 Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточным актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение № 47 к Инструкции).

 После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за архив, например:

 

«Уничтожено. См. акт № _______ от ________. И.О. Фамилия».

 

10.3. Подготовка и передача документов в архив

 

  10.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача в архив производится только по описям дел.

  10.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел отделом делопроизводства. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, формируемых в подразделениях

  10.3.3. Дела кратковременного хранения (до 3 лет) передаче в архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

  10.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район»

10.3.5. В период подготовки подразделениями дел к передаче в архив сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники подразделений обязаны устранить.

 10.3.6. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения.

 При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

 10.3.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения ответственный за делопроизводство в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описи дел и номенклатуре дел.

 

10.4. Использование документов архива

 

10.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

 исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

 выдача заверенных архивных копий документов;

 исполнение тематических запросов.

 Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного обращения (запроса) подразделения, органа государственной власти и органа местного самоуправления, организации или частного лица (далее - заявители).

 Срок исполнения запросов социально-правового характера заявителей по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продление более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

 Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации.

 10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Администрации муниципального образования «Павловский район».

 Архивная справка подписывается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», а в его отсутствие – начальником отдела делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется простой круглой печатью.

 Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью сотрудника, ответственного за архив, исполнившего запрос, и простой круглой печатью.

 Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

 Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

 10.4.3. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».

 Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены простой круглой печатью.

 Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

 10.4.4. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт, обосновывающий причину выдачи подлинников документов.

 

11. Особенности работы с электронными документами в администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

           

            11.1. В Администрации муниципального образования «Павловский район» создаются и используются:

            электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

            электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.

            Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати.

            11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Администрации муниципального образования «Павловский район», которое является разработчиком документа, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

            11.3. Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», по согласованию с ЭПК.
            11.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
            11.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются специалистом по делопроизводству.

            11.6. При получении электронных документов, подписанных ЭП, специалистом по делопроизводству осуществляется проверка подлинности ЭП.

            11.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Главе администрации муниципального образования «Павловский район», направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

            11.8. Документы, создаваемые в Администрации муниципального образования «Павловский район» и (или) поступившие в Администрацию муниципального образования «Павловский район» на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.

            11.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

            11.10. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

            адресант;
            адресат;
            наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

            наименование вида документа;

            дата документа;

            регистрационный номер документа;

            дата поступления документа;

            ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

            заголовок к тексту;

            количество листов основного документа;

            количество приложений;

            общее количество листов приложений;

            резолюция;

            наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя;

            гриф ограничения доступа к документу.

            В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

            11.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе

            При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание»).

            11.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном Инструкцией порядке в информационных системах Администрации муниципального образования «Павловский район» в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

            11.13. Электронные документы после истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

 

 

____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

 

к Инструкции

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

руководителя подразделения

 

Подпись И.О.Фамилия

 

____ _____________ 20__ г.

 

 

 

ОПИСЬ

документов, находящихся у исполнителя

 

 

 

 

 

Передал

 

Наименование должности                        Подпись                                               И.О.Фамилия

 

 

 

Принял

 

Наименование должности                        Подпись                                               И.О.Фамилия

 

 

 

Ответственный за делопроизводство

в подразделении                                         Подпись                                               И.О.Фамилия

 

____ _____________ 20__ г.

 

 

Форма описи документов, находящихся у исполнителя

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

 

к Инструкции

 

 

Администрация муниципального образования «Павловский район»     АКТ     _____________ №____________

УТВЕРЖДАЮ   Наименование должности руководителя подразделения   Подпись           И.О.Фамилия       ____ ______________ 20__ г.

Об утрате документов

 

 

Фонд № __________________________________________________________________

(название фонда)

В результате ____________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Принятые меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учёта:

 

№ п/п	Опись №	Единица хранения №	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Кол-во листов (объём, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

 

Итого ___________________________________________________ единиц хранения.

    (цифрами и прописью)

 

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими единицами хранения ______________________________________________________________

(номера единиц хранения и их групповые заголовки)

 

Должность лица,

ответственногоза архив                               Подпись                                            И.О.Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭКАдминистрации муниципального образования «Павловский район»   от ______________ № ______________

СОГЛАСОВАНО <*>   Протокол ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от _______________ № _____________

 

Изменения в учётные документы внесены.

 

Должность лица, ответственного

за учёт и хранение документов                              Подпись                                И.О.Фамилия

 

Дата

_______________

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

 

Форма акта об утрате документов

_________________________ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

к Инструкции

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

бланков документов Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

 

Бланки правовых документов

 

постановление Администрации муниципального образования «Павловский район»

распоряжение Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

 

Бланки писем

 

Администрации муниципального образования «Павловский район» (угловой)

 

 

 

_________________

ПРИЛОЖЕНИЕ№ 3.1

 

к Инструкции

 

 

Образец бланка постановления Администрации муниципального образования «Павловский район»

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.2

 

к Инструкции

 

Образец бланка распоряжения Администрации муниципального образования «Павловский район»

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.3

                                                                                                                                  к Инструкции

 

Образец бланка письма Администрации муниципального образования «Павловский район» (угловой)

___________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

 

к Инструкции

 

Образец оформления документа, совместного со сторонней организацией

____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4.1

к Инструкции

 

Образец оформления документа, совместного с подведомственной организацией

____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

 

к Инструкции

 

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

 

АКТЫ (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских
и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проекти-рования; численности работников и т.д.).

ОТЧЁТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днём; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств
и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, учёного совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о подразделении; о премировании и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда организации; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

 

_____________________

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

 

к Инструкции

 

   

Образец оформления резолюции на бланке формата А6

______________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6.1

 

к Инструкции

   

Образец оформления резолюции на бланке формата А6

______________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

                                                                                                                  к Инструкции

Образец оформления проекта решения Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

 

к Инструкции

 

Образец пояснительной записки к проекту решения Совета депутатов муниципального образования «Павловский район»

 

___________________ПРИЛОЖЕНИЕ № 8.1

 

к Инструкции

Образец пояснительной записки к проекту постановления

Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

___________________ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

 

к Инструкции

 

 

 

Лист согласования

проекта постановления (распоряжения)

Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

«_____________________________________________________________________________»

(заголовок к тексту)

 

Проект внесён  ________________________________________________________________.

(дата, наименование подразделения, образуемого в Администрации МО «Павловский район»)

 

 

СОГЛАСОВАНО:

 

_____________________

* Указывается должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением правового акта.

 

Исполнитель: _____________________________________________________

                                      (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, подпись)

 

 

Имя файла на электронном носителе:

 

 

 

 

 

Форма листа согласования

 

____________________ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

                                                                                                                           к Инструкции

 

Образец оформления проекта постановления Администрации муниципального образования «Павловский район»

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

 

к Инструкции

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

распоряжений по кадровым вопросам

 

Со сроком хранения 75 лет:

 

приём на работу (заключение трудового договора);

увольнение (прекращение трудового договора);

перевод на другую работу;

установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;

предоставление отпусков без сохранения заработной платы;

предоставление отпусков по уходу за ребёнком;

изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака
и другим основаниям);

присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;

повышение классности (разряда) работника;

направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);

направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;

прохождение практики студентами (если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и уплачивались страховые взносы
в Пенсионный фонд Российской Федерации);

поощрение, премирование работников;

расследование несчастных случаев с работниками.

 

Со сроком хранения 5 лет:

 

предоставление очередных и учебных отпусков;

дежурства;

взыскания;

краткосрочные внутрироссийские командировки.

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

 

к Инструкции

 

ЛИСТ РАССЫЛКИ

 

постановления (распоряжения)__________________________________________ № ___________ от ____________________

 

__________________________________________________________________________________________________________

           

__________________________________________________________________________________________________________

 

Адресат (Ф.И.О., должность, юридическое лицо)	Порядковый № экз. на бумажном носителе *	Рассылка по электронной почте **	Почтовый адрес

 

Всего подлежит рассылке ____ экз.: на бумажном носителе ____ экз., в электронном виде______экз.

 

Реестр составил ______________________________________________телефон __________________________

 

Передано в рассылку _______________________________________________________________________

^{(дата, подпись)}

 

Документ поступил на регистрацию____________2016 г. в______час.___________________________________

 

* Для рассылки на бумажном носителе в данной графе указывается порядковый номер экземпляра.

** В данной графе указывается рассылка в электронном виде (Э).

 

Форма листа рассылки

____________________ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

 

к Инструкции

Администрация муниципального образования «Павловский район»

Ульяновской области

 

П Р О Т О К О Л

 

Дата заседания                                                                                                               № протокола

 

р.п. Павловка

 

заголовок к тексту

(указать вид коллегиальной деятельности

и название коллегиального органа в родительном падеже)

 

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

 

Присутствовали:    фамилии, инициалы, должности участников заседания (совещания) 
(в алфавитном порядке)

 

Приглашённые: фамилии, инициалы, должности лиц, не являющихся членами данного

                              коллегиального органа (в алфавитном порядке)

 

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О …

Докладчик –ФамилияИ.О.

2. Об ...

Докладчик –Фамилия И.О.

 

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – предложил …

 

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – поддержала …

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

1.1. …

1.2. …

 

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – текст доклада прилагается.

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

2.1. …

 

Приложение: текст доклада … на…. л.

 

 

Председатель                                                         Подпись                                           И.О.Фамилия

 

Секретарь                                                    Подпись                                           И.О.Фамилия

 

 

Форма оформления полного протокола

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

 

к Инструкции

 

Администрация муниципального образования «Павловский район»

Ульяновской области

 

П Р О Т О К О Л

 

Дата заседания                                                                                                             № протокола

 

р.п. Павловка

 

заголовок к тексту

(указать вид коллегиальной деятельности

и название коллегиального органа в родительном падеже)

 

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

 

Присутствовали:18 человек (список прилагается)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. О..

Докладчик – ФамилияИ.О.

2. Об...

Докладчик – ФамилияИ.О.

 

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – о…(указать тему повестки дня)

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

1.1.

1.2.

 

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – об…(указать тему повестки дня)

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

2.1.

2.2.

 

 

Приложение:           1. Список присутствовавших на …. л.

2. Текст доклада … на …. л.

 

 

 

Председатель                                      Подпись                                      И.О.Фамилия

 

Секретарь                                             Подпись                                      И.О.Фамилия

 

 

Форма оформления краткого протоколаПРИЛОЖЕНИЕ № 15

 

к Инструкции

 

 

Администрация муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

 

Дата заседания                                                                                                              № протокола

 

р.п. Павловка

 

заголовок к тексту

(указать вид коллегиальной деятельности

и название коллегиального органа в родительном падеже)

 

 

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

 

Присутствовали:  фамилии, инициалы, должности участников заседания(совещания)

(в алфавитном порядке)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3. О …

Докладчик – ФамилияИ.О.

 

3. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – предложил …

 

РЕШИЛИ:

3.1.

3.2.

 

 

 

Председатель                                                                                                        И.О.Фамилия

 

Секретарь                                                                                                              И.О.Фамилия

 

 

 

Верно

 

Секретарь                                                     Подпись                              И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

 

 

Форма оформления выписки из протокола

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

 

к Инструкции

 

Администрация муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области   П О Р У Ч Е Н И Я   ______________ № ____________

УТВЕРЖДАЮ   Глава администрации муниципального образования «Павловский район»   _________________А.А. Тузов   ____ ________________ 20__ г.

по итогам рабочего совещания …

 

 

№ п/п	Исполнители1	Содержание поручения	Срок исполнения2

 

 

 

 

 

Наименование должности

составителя документа                                         Подпись                              И.О.Фамилия

 

 

____________________

¹ Указываются наименование должности исполнителя, его фамилия, инициалы.

² Даты указываются в хронологическом порядке.

 

 

 

Форма поручений

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

 

к Инструкции

 

 

 

ЛИСТ РАССЫЛКИ

служебной корреспонденции

 

Наименование вида документа ___________________________ от ______________ № ______

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

 

 

№ п/п	Адресат (наименование организации, почтовый адрес)	Примечание

 

 

Всего подлежит рассылке ______ экз.                        Передано в рассылку __________________

                                                                                                                                 (дата, время)

 

 

Реестр составил ________________________________________________________________

                                                           (должность, Ф.И.О., подпись, телефон)

 

   

 

Форма листа рассылки служебной корреспонденции

_________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 18

 

к Инструкции

 

Образец оформления служебного письма

________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

 

к Инструкции

Форма акта проверок, обследований, ревизий

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 20

 

к Инструкции

Форма докладной записки

 

___________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 21

 

к Инструкции

 

Форма служебной записки

ПРИЛОЖЕНИЕ № 22

 

к Инструкции

 

Форма внешней справки

 

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 23

 

к Инструкции

Форма внутренней справки

ПРИЛОЖЕНИЕ № 24

 

к Инструкции

 

Форма доверенности Главы администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

___________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 25

 

к Инструкции

 

Форма доверенности Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 26

 

к Инструкции

 

 

СОГЛАШЕНИЕ № 2

о взаимодействии между областным государственным автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Ульяновской области» и Администрацией муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области при реализации Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления»

 

 

г. Ульяновск                                                                                  17мая 2016 года

 

 

Областное государственное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Ульяновской области», именуемое далее ОГАУ «МФЦ Ульяновской области», в лице руководителя Опенышевой Светланы Владимировны, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области, именуемая далее Орган, в лице главы Администрации Тузова Александра Александровича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

 

 

Далее текст не приводится

 

 

Образец оформления договора (соглашения)

 

_____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 27

 

к Инструкции

 

 

 

Лист согласования

к договору (соглашению)

 

«_____________________________________________________________________________»

(наименование договора (соглашения)

 

 

СОГЛАСОВАНО:

 

 

 

 

Исполнитель: _____________________________________________________

                                         (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, подпись)

 

 

 

Форма листа согласования к договору (соглашению)

 

___________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 28

 

к Инструкции

 

_________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 29

 

к Инструкции

 

 

 

 

Форма телефонограммы

 

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 30

к Инструкции

 

Форма журнала входящих телефонограмм

 

 

 

Форма журнала исходящих телефонограмм

 

 

___________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 31

 

к Инструкции

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

не подлежащих регистрации документов

 

1. ГОСТ, ОСТ, ТУ.

2.      Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3.      Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая
и бухгалтерская учётная и отчётная документация.

4.      Корреспонденция, адресованная работникам организации, с пометкой «Лично».

5.      Научные отчёты.

6.      Нормы и нормативы расхода материалов.

7.      Планово-финансовые документы.

8.      Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9.      Поздравительные письма, телеграммы.

10.    Прейскуранты.

11.    Презентации.

12.    Пригласительные билеты.

13.    Программы конференций, совещаний.

14.    Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

15.    Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.

16.    Технические условия.

17.    Учебные планы, программы.

18.    Формы и бланки (кроме бланков строгого учёта и отчётности).

 

__________________

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 32

 

к Инструкции

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

входящих документов, подлежащих преобразованию

в электронную форму при регистрации

 

1. Поручения Губернатора Ульяновской области.

2. Поручения Правительства Ульяновской области.

3.      Письма руководителей и их заместителей, правительственные запросы, запросы
и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области (письма граждан, приложенные к документам, не сканируются).

4.      Письма депутатов Совета депутатов муниципального образования «Павловский район».

5.      Письма судей Арбитражного Ульяновской области, областного, районного, руководителей Администрации Губернатора Ульяновской области, помощников
и советников Губернатора – Председателя Правительства Улановской области, Уполномоченного по правам человекав Ульяновской области.

6.      Письма Счётной палаты Ульяновской области, Прокуратуры Ульяновской области, Прокурату Павловского района, Центрального банка Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Ульяновской области, Территориальной избирательной комиссии Павловского района Ульяновской области.

7.      Письма исполнительных органов государственной власти.

8.      Письма подразделений Администрации Губернатора Ульяновской области
и Правительства Ульяновской области.

9.      Письма органов государственной власти Ульяновской области и субъектов Российской Федерации.

10.    Письма органов местного самоуправления.

11.    Обращения организаций, общественных и религиозных объединений, судебных органов и иных органов и организаций.

 

_______________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 33

 

к Инструкции

 

 

 

Форма журнала регистрации доверенностей

 

___________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 34

 

к Инструкции

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

 

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (резолюция) (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа к документу.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Проверка электронной подписи.

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

 

 

__________________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 35

 

к Инструкции

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

 документов, на которые ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

 

1. Служебные удостоверения.

2.      Почётные грамоты.

3.      Документы по вопросам награждения районными наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства, законодательства Ульяновской области, нормативно-правовыми актами муниципального образования «Павловский район» (наградные листы, учётные карточки награждённых, запросы, представления к награждению).

4.      Договоры и соглашения.

5.      Доверенности, в том числе доверенности на ведение дел в суде.

6.      Банковские карточки органов местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области.

7.      Документы, заверение которых печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации предусмотрено специальными нормативными актами.

8.      Сметы расходов на содержание организации.

9.      Финансовые документы и отчёты, представляемые в казначейство, налоговые
и статистические органы, фонды.

10.    Документы по кассовым и кредитным операциям, расчётные чеки, приходные ордера, платёжные поручения, справки о заработной плате.

11.    Документы по материально-техническому обеспечению и снабжению.

12.    Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

13.    Акты ревизии, инвентаризации, приёма-передачи товарно-материальных ценностей.

14.    Гарантийные письма.

 

_____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 36

 

к Инструкции

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которые ставятся простые печати

Администрации муниципального образования «Павловский район» без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации

 

1. Копии правовых актов Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области.

2. Копии договоров (соглашений), направляемые за пределы Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области.

3. Копии документов Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области для удостоверения их подлинности.

4. Выписки из протоколов заседаний (совещаний).

5. Архивные справки и архивные выписки социально-правового характера.

6. Командировочные удостоверения.

7. Копии документов по личному составу, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании.

 

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 37

к Инструкции

 

 

 

 

Форма журнала учёта выдачи печатей и штампов

_____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 38

 

к Инструкции

 

 

Администрация муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

Наименование подразделения

 

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

_________ № _________

 

 

на __________год

 

 

 

 

 

Наименование должности

руководителя подразделения                              Подпись                                И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

Наименование должности

лица, ответственного за архив                             Подпись                                И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

Форма номенклатуры дел подразделения

 

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 39

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

Наименование должности

руководителя

службы делопроизводства                                             Подпись        И.О.Фамилия

 

14.11.2015                          

 

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

 

 

 

 

Форма сводной номенклатуры дел Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 39.1

 

к Инструкции

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых

в_________________ году в Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

 

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства                              Подпись        И.О.Фамилия

 

Дата                          

 

Итоговые сведения переданы в архив

 

 

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                                    Подпись                          И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

 

___________________

 ПРИЛОЖЕНИЕ № 40

 

к Инструкции

 

 

Образец оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в Администрации муниципального образования «Павловский район»

 

 

 

Отдел по архивам администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

 

 

Отдел кадров, делопроизводства и информатизации администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области

 

 

 

 

ДЕЛО № 03.05.03.01-07

 

Постановления Администрации муниципального образования «Павловский район»

по основной деятельности, том № 1

с № 1 по № 23

 

 

05 января 2016 г.

02 февраля 2016 г.

(крайние даты)

 

 

На 318 листах

Хранить постоянно

 

Ф. № _______

Оп. № ______

Д. № _______

 

 

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 41

 

к Инструкции

 

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_______________

 

 

 

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________ листов,

     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________________;

 

пропущенные номера листов _________________________________________________

 

 

 

 

Наименование должности

составителя                                                 Подпись                                          И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

Форма листа-заверителя дела

 

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 42

 

к Инструкции

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов ед.хр. №_________________

 

 

 

 

Итого_____________________________________________________________документов.

(цифрами и прописью)

 

 

Количество листов внутренней описи____________________________________________

(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                                   Подпись                               И.О.Фамилия

 

 

Дата

 

 

Форма внутренней описи документов дела

__________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 43

 

к Инструкции

 

Правительство Ульяновской области       КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА       Дело____________________________________________________________________________ (№ и заголовок)   Опись (номенклатура дел)_________________________________________________________ (№ и заголовок)   Фонд___________________________________________________________________________ (№ и заголовок)     Выдано во временное пользование:     № п/п Ф.И.О. пользователя Дата выдачи Дата возврата Подпись выдавшего дело Подпись получившего дело 1 2 3 4 5 6

 

 

Форма карты-заместителя дела

 

_______________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 44

 

к Инструкции

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________________дел,

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № ____________________________, в том числе:

 

литерные номера: ____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                                    Подпись                                           И.О.Фамилия

 

 

Наименование должности лица,

ответственного за архив                          Подпись                                           И.О.Фамилия

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭК Администрации муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области   от ________ № __________

УТВЕРЖДЕНО   Протокол ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области   от ________ № __________

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 45

 

к Инструкции

 

Администрация муниципального образования «Павловский район» Ульяновской области                                                                                                ОПИСЬ № ________________           дел временного (свыше 10 лет) срока хранения   за____________ год

УТВЕРЖДАЮ   Наименование должности руководителя организации   ПодписьИ.О.Фамилия   ____ __________ 20__ г.

 

 

Название раздела (подразделения)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № ____________________________, в том числе:

 

литерные номера: ____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

 

 

Наименование должности

составителя описи                                    Подпись                                           И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

 

 

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

 

_______________________

 ПРИЛОЖЕНИЕ № 46

 

к Инструкции

 

 

 

 

В данный раздел  описи внесено _________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № ____________________________, в том числе:

 

литерные номера: ____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

 

 

Наименование должности

составителя описи                                                Подпись                               И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

_____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 47

 

к Инструкции

 

 

О выделении к уничтожению                  

документов, не подлежащих             

хранению

 

 

На основании __________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_______________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда № __________________________________________

(название фонда)

 

 

Итого ____________________________________ единиц хранения за _______________ годы

(цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

 

(протокол от ____________________ № ____________________)

 

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                                                             Подпись                               И.О.Фамилия

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК

Правительства Ульяновской области

от ____________ № ______________        

Документы в количестве ___________________________________________единиц хранения,

                                                                                      (цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в _______________________________________________________

                                                                                             (наименование организации)

 

на переработку по приёмо-сдаточной накладной от ____________________ № _____________

 

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                            Подпись                               И.О.Фамилия

 

Дата

 

Наименование должности работника

архива, внёсшего

изменения в учётные документы                                  Подпись                               И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 48

к Инструкции

 

 

 

ОПИСЬ №

 

 

 

В данную опись внесено ______________________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № ____________________________, в том числе:

 

литерные номера: ____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                                                Подпись                   И.О.Фамилия

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Руководитель аппарата администрации

муниципального образования

«Павловский район»                    Подпись                   И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

Форма описи дел постоянного,

временного (свыше 10 лет) сроков хранения подразделения

_______________