АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПАВЛОВСКИЙ РАЙОН»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

27.05.2013                                                                                                                      №248

Экз.№_____

р.п. Павловка

Об утверждении Положения

об отделе по архивам администрации

муниципального образования

«Павловский район»

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Ульяновской области от 05.04.2006 № 40-ЗО «Об архивном деле в Ульяновской области», от 06.10.2003  № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», решением Совета депутатов муниципального образования «Павловский район» от 28.01.2009 № 417 «Об утверждении структуры администрации муниципального образования «Павловский район» и представительного органа муниципального образования «Павловский район»,  администрация муниципального образования «Павловский район»       п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемое  Положение об отделе по архивам  администрации муниципального образования «Павловский  район».

2. Настоящее постановление вступает в силу с момента его официального опубликования (обнародования).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» Полугарнову Е.В.

Исполняющий обязанности

главы администрации

муниципального образования

«Павловский  район»                                                               В.М. Струнков  

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации

муниципального образования

«Павловский район»

от ________2013г. № ____

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе по архивам администрации муниципального образования «Павловский  район»

1. Общие положения

1.1. Отдел по архивам администрации муниципального образования «Павловский район» создаётся  в целях реализации полномочий муниципального образования «Павловский район» по формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений муниципального образования «Павловский район».

1.2. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела администрация образует в своем составе  отдел по архивам (далее по тексту- отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет собственную печать, которой заверяют архивные документы, угловой штамп.

1.4. Отдел находится в подчинении руководителя аппарата администрации муниципального образования «Павловский район».

1.5. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ульяновской области, Уставом муниципального образования  «Павловский район» Ульяновской области, другими  муниципальными  правовыми актами, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области и настоящим Положением.

1.6. Положение об отделе утверждается постановлением администрации муниципального образования «Павловский район». В положении закрепляются организационно-правовые основы его деятельности, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за исполнением архивного законодательства.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела  осуществляется за счёт средств бюджета муниципального образования «Павловский район».

1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

- целевые средства из бюджета Ульяновской области (при реализации отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования «Павловский район»;

- спонсорские и иные средства, полученные законным путём.

1.9. Администрация муниципального образования «Павловский район»  обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов, предоставляет под архивы помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников.

1.10.В случае принятия решения о реконструкции, сносе или передаче здания, в котором размещается муниципальный архив, администрация муниципального образования «Павловский район» обязана предоставить отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.11. Официальное название отдела – Отдел по архивам администрации муниципального образования «Павловский район».

1.12. Место нахождения отдела: - Ульяновская область, Павловский район, р.п. Павловка, ул. Калинина 24.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями  отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив;

-представление учетных данных в Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области;

-  проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление в органы местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

2.2. Организация работы по комплектованию муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций – источников комплектования архива;

- отбор и приём документов постоянного (долговременного) хранения в муниципальный архив;

-  проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

2.2.1. Отдел по согласованию с администрацией муниципального образования «Павловский район» на договорных условиях может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих организаций, общественных организаций и граждан.

2.2.2. Документы Архивного фонда Ульяновской области находящиеся в частной собственности, могут быть переданы в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации муниципального образования «Павловский район» при наличии доверенности.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов муниципального образования «Павловский район»  и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также организаций других форм собственности – источников комплектования муниципального архива;

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учёта документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования муниципального архива;

- рассмотрение и представление в Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области на согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования муниципального архива; описей дел по личному составу; на утверждение – описей дел постоянного хранения;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и работников, ответственных за делопроизводство в организациях;

- организация работы по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных учреждений и организаций, расположенных на территории муниципального образования «Павловский район».

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления муниципального образования «Павловский район», организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования «Павловский район» о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на получение информации;

- подготовка документальных выставок, статей и подборок для размещения в средствах массовой информации;

- исполнение социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных  информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

- составление годовых, перспективных планов работы отдела, утверждение их руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» .

3. Права

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение органов местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» и Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области предложения по развитию архивного дела, улучшению сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления муниципального образования «Павловский район» вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями нормативных требований, действующих правил работы архивов организаций.

3.5. Участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций при решении вопросов сохранности документов.

3.6. Взаимодействовать с органами местного самоуправления муниципального образования «Павловский район», Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области, Ульяновским отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями и создавать на общественных началах Советы содействия архивному делу для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Структура отдела

4.1. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих устанавливается правовым актом администрации муниципального образования «Павловский район».

4.2. Отдел администрации муниципального образования «Павловский район» возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования «Павловский район».

4.3. Начальник отдела руководит его деятельностью и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, отчитывается о своей работе перед руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» и в установленном порядке перед архивным отделом Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

4.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с основными направлениями развития архивного дела на основе годовых планов работы, утверждаемых руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район» .

4.5. При смене начальника отдела прием и передача дел осуществляется специально созданной комиссией по акту, утверждаемому руководителем аппарата администрации муниципального образования «Павловский район», который передается в архивный отдел Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области

4.6. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется по решению администрации муниципального образования «Павловский район», в установленном порядке.